GDPR Register i Aveny är ett omfattande systemstöd för att kunna följa dataskyddsförordningen. Varje enhet har eget ansvar för hantering av personuppgifter och med hjälp av denna rutin kan lagkrav och Svenska kyrkans bestämmelser enkelt följas. I programmet finns förarbetade beskrivningar och förslag på hantering av varje personkategori, som ni kan anta, justera eller välja att inte använda. När ett gallringsbeslut har registrerats startar den automatiska gallringen. Därefter bevakar Eniac att gallringen sker löpande och på ett korrekt sätt.

Sedan 2018 då GDPR trädde i kraft har det funnits möjlighet att lägga in gallringsregler i Avenyprogrammet för de personuppgifter som hanteras i Aveny. Då vi inväntat beslut på vad som man från nationellt håll rekommenderar att gallra har vi inte förrän under detta år kunnat komma igång med möjligheten att slå på själva gallringen i programmet. Men nu är det alltså dags att åter se över era gallringsregler. Kanske har ni gått igenom dem noggrant 2018 och det mesta redan är klart.

För att gallringen ska komma igång behöver ett antal steg vara uppfyllda.

Nedan information gäller vid igångkörning av GDPR-gallring i delprogrammen Grav, Bokning, Bisättning, Kremationsjournal eller Diarium:

1: Ni behöver ha gått igenom alla personkategorier för de delsystem som är nämnda ovan och aktiverat automatisk gallring på alla personposter.

2: Ni behöver ett gallringsbeslut. Detta tas antagligen av kyrkoherde eller kyrkoråd.

3: Ni behöver höra av er till oss för att vi ska göra den sista installationen av gallringsfunktionen samt hjälp/guidning till igångkörning. Skicka ett mejl till sales@eniac.se för att komma igång med gallringen.

Det är ni i er församling/förvaltning som beslutar om ni ska börja gallra personuppgifter i Aveny, vi erbjuder endast möjligheten att följa GDPR och gallra ej aktuella personuppgifter. Det går också att slå på gallring för enbart Grav, Bisättning och Kremation och vänta med Bokning och Diarium eller tvärtom.

En manual för GDPR anpassning i Aveny för kyrkogård- och församlingsprogrammen kan hittas under fliken GDPR under kundsidorna.

Nedan information gäller vid igångkörning av GDPR – arkivering och gallring i ekonomiprogrammen:

1: Ni behöver ha stängt alla tidigare bokföringsår, till och med det år som ska gallras. Först sex månader efter att ett bokföringsår stängts kan gallring för året startas.

2: Ni behöver aktivera arkivering

3: Ni behöver ha gått igenom alla personkategorier för de delsystem som är nämnda ovan och aktiverat automatisk gallring på alla personposter.

4: Ni behöver ett gallringsbeslut. Detta tas av er GDPR-ansvarig – ofta är detta kyrkoherde eller kyrkoråd.

5: Innan ni påbörjar ovan arbete behöver ni höra av er till Eniac, via sales@eniac.se, för att vi ska installera gallringsfunktionen samt ge er hjälp/guidning till igångkörning.

Det är ni i er församling/förvaltning som beslutar om ni ska börja gallra personuppgifter i Aveny, vi erbjuder endast möjligheten att följa GDPR och gallra ej aktuella personuppgifter.

En manual för GDPR anpassning i Aveny Ekonomi kan hittas under fliken GDPR under kundsidorna.